La convention offre plusieurs avantages tels que l’opportunité de faire passer un message à toute l’entreprise, de partager de connaissances, de promouvoir de nouveaux services, et de renforcer la cohésion d’équipe. C’est également l’événement idéal pour élargir son réseau professionnel, prospecter de nouveaux clients et partenaires, tout en renforçant la visibilité de votre entreprise.
Vous souhaitez organiser une convention mais ne savez pas par où commencer? Que vous soyez un professionnel de l’événementiel ou un débutant en événementiel, mettez en place une stratégie solide dès le départ.
Organiser une convention mémorable et efficace demande une planification méticuleuse et une attention particulière aux détails. Des choix du lieu et des conférenciers, jusqu’à la gestion des inscriptions et à la soirée animée, chaque élément contribue à l’impact et au succès de votre convention.
Découvrez dans cet article nos 12 meilleurs conseils pour organiser une convention qui marque les participants et atteint vos objectifs organisationnels.
Une convention d’entreprise est un rassemblement stratégique où employés, direction, partenaires, clients et autres parties prenantes clés se réunissent. C’est le moment privilégié pour partager des informations importantes, annoncer des stratégies nouvelles, célébrer les réussites de l’année, former et motiver. Bien souvent, une soirée animée suit la convention pour allier travail, réseautage, esprit d’équipe et détente.
Organiser une convention présente plusieurs avantages pour une entreprise. C’est une opportunité stratégique pour :
Communiquer efficacement des objectifs, des stratégies et des résultats de l’entreprise.
Renforcer la cohésion d’équipe.
Aligner les efforts de chacun vers les mêmes objectifs stratégiques.
Célébrer les succès individuels et collectifs, motivant ainsi les équipes pour l’avenir.
Offrir des sessions de formation et des opportunités de développement professionnel pour améliorer les compétences et connaissances des employés.
Stimuler l’innovation en encourageant l’échange d’idées et de perspectives nouvelles.
En résumé, une convention bien organisée est un investissement précieux pour dynamiser l’entreprise et assurer sa croissance à long terme.
Que vous visiez à informer, à inspirer, à former ou à célébrer, vos objectifs doivent être précis, mesurables et alignés sur la stratégie globale de votre entreprise. Cela vous permettra d’orienter la planification et le contenu de manière cohérente, mais aussi d’évaluer le succès de l’événement par rapport à vos attentes. Prenez le temps nécessaire pour définir ces objectifs dès le départ, car ils seront le fondement sur lequel reposera toute l’organisation de votre convention.
Où ? Optez pour un lieu accessible situé à proximité des principaux moyens de transport. Assurez-vous que le lieu puisse accueillir confortablement tous les participants et dispose des équipements nécessaires (salles de réunion, équipements audiovisuels, Wi-Fi). Vérifiez les différentes salles disponibles, leur capacité et leur disposition pour s’assurer qu’elles correspondent à vos besoins. Et surtout, réservez à l’avance!
Quand ? Vérifiez les calendriers pour éviter les vacances, les jours fériés, et les grands événements concurrents. Prenez en compte les conditions météorologiques et la haute saison qui peuvent influencer la disponibilité et le coût des lieux. Choisissez une date qui laisse suffisamment de temps aux participants pour planifier leur présence et à vous pour organiser tous les détails logistiques. Soyez prêt à ajuster la date en fonction de la disponibilité des conférenciers et des lieux potentiels.
Un budget bien structuré permet de gérer efficacement les ressources, d’éviter les imprévus et de s’assurer que toutes les dépenses nécessaires sont couvertes. Évaluez les coûts de ces éléments :
– Location de salle
– Conférenciers et animateur
– Matériel audiovisuel
– Nourriture et boissons
– Animations et team building
– Communication et marketing
– Imprévus
– Etc.
Prévoyez également les frais d’inscription, les contributions financières des sponsors et des partenaires.
Créez un programme varié bien organisé, heure par heure, pour que votre convention d’entreprise se déroule de manière fluide et sans temps mort. Proposez des sessions intéressantes, des ateliers interactifs, des activités de team building pour renforcer la cohésion d’équipe et des moments de détente.
Pensez à inclure des conférences inspirantes et motivantes qui auront une réelle valeur ajoutée. Prévoyez des pauses et des repas pour favoriser les échanges informels entre les participants. Pour clôturer la journée, organisez une soirée animée avec un cocktail dinatoire, un spectacle, une performance artistique, des musiciens ou un DJ.
Choisissez des intervenants qui partageront leurs connaissances, mais qui apporteront une réelle valeur ajoutée à votre convention d’entreprise, inspirant et motivant vos participants. Vous avez le choix d’utiliser vos propres contacts et réseaux professionnels pour obtenir des recommandations de conférenciers.
Vous avez également l’option de faire affaire avec une agence de conférenciers telle que PPS CANADA. Notre sélection de plus de 50 conférenciers professionnels vous garantit une convention enrichissante et mémorable. Les témoignages de nos clients sont unanimes!
Les sessions questions-réponses favorisent l’interaction et l’engagement des participants. Allouez un temps suffisant pour la session de questions dans votre programme.
Désignez un modérateur compétent qui doit introduira le conférencier, gérera le temps des questions et s’assurera que chaque participant ait une chance équitable de poser ses questions.
Pour renforcer la cohésion d’équipe et resserrer les liens entre les participants, rien de tel qu’une activité de team building. Loin des agendas chargés et des réunions formelles, ces activités offrent un espace où chacun peut collaborer, apprendre et se découvrir dans un cadre détendu et stimulant.
Que ce soit à travers des multi-défis ludiques, des jeux de collaboration ou des projets créatifs, les activités de team building encouragent le travail d’équipe et la communication efficace.
Une convention d’entreprise se clôture souvent par une soirée d’entreprise plus festive afin d’allier travail, détente et convivialité. Plusieurs options d’offrent à vous. Aimeriez-vous organiser un cocktail dînatoire où tout le monde déambule et discute les uns avec les autres? Un spectacle d’humour ou de magie pour une touche de légèreté? Vous aimeriez enrichir l’expérience avec de la musique d’ambiance comme un groupe de jazz, de la magie ambulante ou encore une performance artistique? À chacun son ambiance!
Quel que soit votre choix, l’objectif est de créer un moment mémorable où chacun pourra se détendre, tisser des liens et recharger ses batteries après une journée bien remplie.
Assurez-vous que toutes les salles sont équipées de matériel audiovisuel de qualité (micros, projecteurs, écrans). Engagez un technicien sur place pour gérer les éventuels problèmes techniques.
Aménagez les espaces de la convention pour créer une ambiance accueillante, fonctionnelle et propice aux échanges. Prévoyez des salles suffisamment grandes pour accueillir les sessions et les présentations. Aménagez des espaces dédiés aux ateliers, au réseautage et aux discussions informelles.
Pour gérer efficacement les inscriptions de votre convention d’entreprise, choisissez une plateforme d’inscription en ligne telles que Eventbrite ou Cvent. Assurez-vous de collecter toutes les informations nécessaires (noms, coordonnées, choix des ateliers, régimes alimentaires, etc.).
Utilisez plusieurs canaux de communication (courriels, réseaux sociaux, affiches, intranet de l’entreprise) pour atteindre tous les participants. Envoyez des courriels de confirmation dès réception des inscriptions, avec des informations détaillées sur la convention (programme, lieu, horaires).
Développez des messages clés et adaptez ces messages selon les différents segments de votre audience. Créez des supports visuels attractifs (bannières, infographies, vidéos) pour accompagner vos messages.
Créez une page web ou une section dédiée sur l’intranet avec toutes les informations sur la convention (programme, intervenants, lieux, inscriptions).
Pour mesurer le succès de votre événement, identifiez les points positifs et les points d’amélioration. Vous pouvez utiliser plusieurs méthodes efficaces telles qu’une enquête de satisfaction en format papier à la clôture de l’événement. Ou un questionnaire par courriel envoyé dans les jours qui suivent.
Pour des feedbacks plus approfondis, envisagez des entretiens avec des participants clés tels que les conférenciers, les sponsors et les membres du comité. Analysez les résultats en identifiant les aspects appréciés ainsi que les critiques et suggestions. Vous pourrez ainsi intégrer ces améliorations dans l’organisation de la prochaine convention.
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