Faire appel à un conférencier peut transformer un événement en une expérience marquante pour les participants. Que ce soit pour faire passer un message inspirant, motiver ou partager des connaissances, un bon conférencier captive son audience et crée une ambiance propice à l’apprentissage et à la réflexion. Cependant, le succès d’une conférence ne repose pas uniquement sur le choix du conférencier : votre rôle dans la préparation est tout aussi déterminant.
Comment inviter le conférencier idéal et assurer une collaboration réussie? Dans cet article, découvrez les étapes essentielles pour inviter un conférencier et maximiser l’impact de son intervention. Nous vous guidons à travers cette démarche, du choix du conférencier aux détails logistiques.
Avant de choisir un conférencier, il est essentiel de définir clairement vos objectifs. Quel message souhaitez-vous transmettre à votre audience. Cherchez-vous à :
– Motiver votre équipe?
– Inspirer vos employés?
– Informer ou sensibiliser?
– Aborder un sujet spécifique (gestion du stress, santé et sécurité, leadership…)?
Un objectif clair vous aidera à cibler le conférencier qui correspond à vos besoins.
Une fois vos objectifs définis, il est important de préciser le sujet de la conférence. Plus le thème est clair et ciblé, plus il sera facile pour le conférencier de préparer un contenu pertinent et impactant.
Demandez-vous quels enjeux ou problématiques vous souhaitez aborder : s’agit-il d’un sujet inspirant comme le dépassement de soi et la résilience, le leadership, la santé et sécurité au travail, l’intimidation ou encore la santé mentale? En précisant le sujet, vous offrez au conférencier une direction claire.
Voulez-vous que le conférencier adapte son discours aux réalités de votre entreprise, en intégrant des exemples spécifiques ou en répondant à des problématiques précises? Une intervention sur-mesure peut rendre le message plus pertinent pour votre audience. Pour cela, fournissez au conférencier des informations clés sur votre contexte, vos objectifs et votre public. Communiquez lui clairement vos attentes.
Trouver le conférencier idéal commence par une recherche ciblée. Identifiez des intervenants dont l’expertise correspond à votre sujet et dont le style captive l’audience. Recherchez sur le web, regardez des vidéos de conférences passées ou demandez des recommandations. Prenez le temps d’évaluer leur parcours, leurs témoignages et leur capacité à s’adapter à votre public pour vous assurer de faire le bon choix.
Les agences comme PPS CANADA peuvent vous aider à accéder à un réseau de conférenciers reconnus.
Voici quelques critères essentiels à considérer pour faire un choix éclairé :
Le contenu est important, mais la manière dont il est présenté l’est tout autant. Un bon conférencier doit savoir maintenir l’attention du public et rendre son discours vivant. Lisez des témoignages, regardez des vidéos de ses conférences pour évaluer son style. Choisissez un conférencier dynamique, capable de bien interagir avec le public.
Le conférencier doit être capable de personnaliser sa conférence en fonction de votre audience et de vos objectifs. Que vous organisiez un séminaire en entreprise ou une conférence grand public, il doit être flexible et en mesure d’ajuster son discours selon le contexte.
Les retours d’autres organisateurs d’événements sont une excellente manière d’évaluer un conférencier. Renseignez-vous sur son impact lors de conférences précédentes, l’accueil qu’il a reçu et la satisfaction de son public. Les recommandations d’autres entreprises peuvent également être très utiles.
Une fois que vous avez fait votre choix, faites au conférencier ou à l’agence une présentation de votre événement (date, lieu, public, sujet, enjeux).
Ensuite, précisez vos attentes concernant la conférence : la durée souhaitée, le sujet à aborder et le format (conférence, atelier, session, etc.).
Fournissez toute information pratique, comme votre budget ainsi que les modalités de prise en charge des déplacements et de l’hébergement si nécessaire. Une invitation bien structurée facilitera les échanges et permettra au conférencier de répondre rapidement à votre demande.
Commencez par confirmer les honoraires et les modalités de paiement, en vous assurant que tout est clair pour éviter toute confusion.
Abordez également les besoins techniques : le conférencier aura-t-il besoin d’un micro, d’un projecteur ou de tout autre matériel spécifique? Assurez-vous que ces équipements seront disponibles et fonctionnels le jour de l’événement.
Enfin, planifiez la promotion de la conférence. Discutez du partage de visuels, d’extraits vidéo ou d’autres supports de communication qui pourraient être utilisés avant ou pendant l’événement.
Une bonne gestion des détails logistiques permettra d’assurer une prestation sans accroc et une belle collaboration.
Le jour de l’événement, assurez-vous que tout soit parfaitement organisé pour offrir une expérience positive au conférencier et à votre audience. Accueillez-le chaleureusement et faites un briefing final pour passer en revue les derniers détails : horaires, ordre de passage et matériel nécessaire.
Soyez également attentif à ses besoins pendant l’événement, qu’il s’agisse de modifications techniques de dernière minute ou de demandes particulières.
En vous montrant professionnel et réactif aux besoins du conférencier, vous contribuez à la réussite de l’événement!
Après la conférence, il est important de faire un suivi avec le conférencier. Commencez par le remercier pour sa prestation.
Profitez de l’occasion pour demander un retour sur son expérience : qu’a-t-il pensé de l’organisation, du public et des aspects techniques? Ce feedback est précieux, car il vous permet de repérer les points à améliorer pour vos futurs événements. De plus, cela montre au conférencier que vous appréciez son travail et renforce votre relation professionnelle.
En conclusion, inviter un conférencier est une occasion de motiver et d’inspirer vos équipes. Avec une bonne planification et une collaboration étroite avec le conférencier, vous assurerez le succès de votre événement!
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