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COMMENT ORGANISER UN GALA RÉUSSI

Organiser un gala réussi peut sembler un casse-tête. Mais avec une bonne planification, une attention aux détails et des animations uniques, vous créerez une soirée mémorable dont vos invités se souviendront pendant longtemps!

Que ce soit pour amasser des fonds, célébrer des réussites, rendre hommage, accroître votre notoriété ou simplement offrir une expérience élégante, un gala bien orchestré vous permettra d’atteindre vos objectifs.

Vous êtes une entreprise, une école, une association ou encore une ONG et vous vous demandez comment organiser un gala? Dans cet article, découvrez tous nos conseils pour organiser une soirée de gala 100% réussie. 

De la planification initiale aux animations et artistes à la coordination du jour J, voici les étapes essentielles et des stratégies pratiques. Chaque détail de votre gala doit être impeccable, de l’accueil au cocktail, en passant par le souper, les remises de prix, les allocutions et la soirée dansante. 

Table des matières

1. PLANIFICATION INITIALE

1.1 Définissez les objectifs de votre gala

Avant même de commencer à penser aux animations et aux prestataires, définissez les objectifs de votre gala. Souhaitez-vous lever des fonds pour une cause spécifique? Célébrer une étape importante ou des réussites? Remercier vos employés, des partenaires et des sponsors? Renforcer les liens au sein de votre entreprise? Ou tout simplement offrir une soirée de divertissement mémorable à vos invités?

En ayant des objectifs clairs en tête, vous pourrez orienter vos choix et décisions tout au long de la planification pour atteindre les résultats escomptés.

1.2 Établissez un budget réaliste

Commencez par une estimation réaliste des revenus potentiels dont la vente de billets, les dons, les commandites et les subventions. Identifiez ensuite les dépenses incontournables : location de la salle, restauration, animations, décoration, impression des invitations et honoraires des prestataires. N’oubliez pas de prévoir une marge pour les imprévus. Un budget bien planifié vous aidera à garder le contrôle sur vos finances et évitera les mauvaises surprises.

1.3 Choisissez une date idéale et un lieu accessible

Sélectionnez une date qui convient à vos invités, en évitant les périodes de vacances ou les événements concurrents. 

Le lieu doit être accessible, adapté au nombre d’invités et en adéquation avec le thème de votre gala. Pensez également aux commodités telles que le stationnement, les transports en commun, et les équipements nécessaires pour les animations et la restauration.

2. CONCEPTION DE LA SOIRÉE GALA, CHOIX DU THÈME ET DES ANIMATIONS

2.1 Choix du thème de la soirée

Choisissez un thème qui correspond à vos objectifs et à l’image de votre organisation. Cela guidera la décoration, le code vestimentaire, et même le choix des animations et de la musique.

Organiser une soirée thématique clés en main pour votre gala peut être une excellente idée! Chez PPS, nos soirées thématiques incluent la décoration, la disco mobile, la sonorisation, l’animation par des comédiens, des concours, des jeux, les accessoires et les éclairages.

Vous avez le choix parmi une variété de soirées thématiques pour votre gala : thématique Hollywood, croisière, western, disco, beach party, années 80-90 et bien plus!

2.2 Sélection des artistes et des animations

Prévoyez des animations qui divertiront vos invités tout au long de la soirée. PPS CANADA vous propose une variété d’animations : spectacle d’humour, magicien, groupe de musique live, DJ, personnages humoristiques et bien plus. Dans un gala, le bar aérien, le service d’alcool et de bouchées ambulant, le POI lumineux et la grande coupe de champagne avec un équilibriste sont très populaires. Pensez aussi à des activités interactives comme un photobooth adapté à votre thème.

2.3 Choix de la nourriture et des boissons

Optez pour un service de restauration de qualité, adapté aux besoins alimentaires variés de vos invités. Vous pouvez choisir un dîner assis, un buffet, ou des stations de dégustation. N’oubliez pas les options végétariennes, véganes et sans gluten.

3. GESTION LOGISTIQUE

3.1 Coordination avec les prestataires

Élaborez le déroulement de la soirée, incluant l’accueil des invités, les discours, les remises de prix ou les enchères, et les performances artistiques. Assurez-vous que le programme soit bien rythmé et varié.

Désignez un maître de cérémonie ou un coordinateur pour veiller au bon déroulement de la soirée et à la gestion des imprévus. Prévoyez une équipe dédiée pour l’accueil et la gestion de problèmes éventuels.

3.2 Gestion des invitations

Pour gérer les invitations de votre gala avec succès : créez une liste d’invités, concevez des invitations élégantes avec toutes les informations nécessaires et envoyez-les de 8 à 12 semaines avant l’événement. Faites le suivi des réponses et assurez un accueil efficace le jour de l’événement.

4. PROMOTION ET COMMUNICATION

4.2 Image de marque

Design graphique, web et événementiel vont parfaitement ensemble! Créez un design unique pour votre gala, des invitations uniques et professionnelles, des affiches ou autres outils graphiques pour promouvoir l’événement. Assurez une propulsion créative pour votre gala!

4.1 Stratégie de communication

 Pour promouvoir votre gala, utilisez les réseaux sociaux pour créer des posts attrayants et interactifs. Utilisez le mailing pour envoyer des invitations personnalisées et des rappels. Explorez les blogs, les communiqués de presse et les collaborations avec des influenceurs pour maximiser votre visibilité.

5. LE JOUR J

5.1 Check-list de dernière minute et coordination des équipe

Pour le jour J du gala, assurez-vous de vérifier minutieusement tous les aspects logistiques et techniques. Confirmez que la salle est prête selon les plans, que l’équipement technique comme la sonorisation et l’éclairage fonctionne parfaitement pour les discours et les performances. Coordonnez avec le traiteur pour les menus et la disposition des buffets. 

Assurez-vous que l’accueil des invités est bien organisé, avec un système d’enregistrement efficace et un personnel accueillant. Enfin, veillez à la sécurité et à la disponibilité de tout le matériel nécessaire pour les animations prévues.

5.2 Gestion des imprévus

Il est essentiel que chaque membre de l’équipe soit prêt à gérer efficacement les imprévus. Cela implique d’avoir des plans de secours en place pour l’équipement, la restauration et la communication avec les invités, ainsi qu’une réactivité rapide pour résoudre tout problème qui pourrait survenir. Une bonne préparation permet de minimiser les perturbations et de garantir le bon déroulement de l’événement.

Vous savez maintenant comment organiser un gala! Il ne vous reste qu’à commencer par la planification initiale.

RÉSERVEZ UNE THÉMATIQUE ET DES ANIMATIONS AVEC PPS CANADA

Pour l’organisation de votre gala, PPS vous offre ses services de conception de soirée, de planification, de coordination et d’animation! Nous proposons plus de 20 soirées thématiques clés en main et une grande variété d’artistes et d’animations. Faites confiance à nos 20 ans d’expertise pour créer des moments inoubliables et pour faire de votre événement un véritable succès!

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